4. Membuat Rundown Acara
Rundown membantu seluruh tim mengetahui alur acara secara detail mulai dari opening hingga closing.
Rundown yang baik harus mencakup:
– Jam pelaksanaan
– Nama sesi acara
– PIC setiap kegiatan
– Durasi kegiatan
– Kebutuhan teknis
Dengan rundown yang jelas, koordinasi saat acara berlangsung akan menjadi lebih mudah.
5. Memastikan Vendor dan Peralatan
Sebelum hari-H, semua vendor harus dikonfirmasi ulang agar tidak terjadi miskomunikasi. Pastikan:
– Sound system siap digunakan
– Lighting berfungsi normal
– LED atau proyektor berjalan baik
– Konsumsi sesuai jumlah peserta
– Dokumentasi siap bekerja
MARS Production memahami bahwa koordinasi vendor menjadi salah satu faktor penting dalam menjaga kelancaran event.
6. Menyiapkan Tim dan Jobdesk
Setiap anggota tim harus memahami tugas masing-masing sebelum acara dimulai. Hal ini penting agar tidak terjadi kebingungan saat event berlangsung. Biasanya briefing dilakukan satu hari sebelum acara atau beberapa jam sebelum event dimulai.
7. Gladi Resik dan Technical Meeting
Gladi resik membantu tim mengetahui potensi kendala teknis sebelum acara berlangsung.
Beberapa hal yang biasanya dicek saat gladi resik:
– Audio microphone
– Lighting
– Pergantian sesi
– Tampilan presentasi
– Live streaming
– Posisi crew
Langkah ini penting untuk meminimalisir kesalahan saat acara berlangsung.
8. Menyiapkan Plan Cadangan
Dalam dunia event, kendala bisa terjadi kapan saja. Karena itu, event organizer harus memiliki plan cadangan untuk mengantisipasi masalah seperti:
– Cuaca buruk
– Gangguan listrik
– Keterlambatan pengisi acara
– Kendala teknis
Persiapan alternatif akan membantu acara tetap berjalan dengan lancar.